Veröffentlicht: 3. Mai 2026 · 6 Min. Lesezeit
Von Guido | ki-durchblick.com | Mai 2026 | Lesezeit: 12 Minuten
Kurzversion: 20 fertige Prompts, die du direkt in ChatGPT, Copilot oder Claude kopieren kannst. Fuer E-Mails, Meetings, Berichte und den ganzen Buerokram, der dir taeglich Zeit klaut. Einfach kopieren, anpassen, abschicken.
Warum Prompts den Unterschied machen
Die meisten Leute tippen in ChatGPT sowas wie „Schreib mir eine E-Mail“ — und wundern sich, dass das Ergebnis generisch klingt. Das Problem ist nicht die KI. Das Problem ist der Prompt.
Ein guter Prompt sagt der KI genau, was du brauchst: Ton, Laenge, Empfaenger, Kontext. Je praeziser du fragst, desto besser das Ergebnis. Ich habe 20 Prompts zusammengestellt, die ich selbst taeglich nutze. Kopier sie, pass sie an — fertig.
Alle Prompts funktionieren in ChatGPT, Microsoft Copilot und Claude. Fuer die besten Ergebnisse empfehle ich ChatGPT Plus oder Claude Pro — die kostenlosen Versionen funktionieren aber auch.
E-Mail-Prompts (1–8)
1. Professionelle Antwort auf eine Kundenanfrage
Du bist ein professioneller Bueroangestellter. Schreib eine freundliche, professionelle Antwort-E-Mail auf folgende Kundenanfrage: [ANFRAGE HIER EINFUEGEN]. Halte den Ton hoeflich aber nicht unterwuerfig. Maximal 150 Woerter. Schliesse mit einer konkreten naechsten Aktion ab.
Wann nutzen: Kundenservice, Lieferantenanfragen, Reklamationen
2. Absage hoeflich formulieren
Formuliere eine hoefliche Absage-E-Mail fuer folgende Situation: [SITUATION]. Die Absage soll klar aber wertschaetzend sein. Biete wenn moeglich eine Alternative an. Vermeide Floskeln wie „leider muessen wir Ihnen mitteilen“. Maximal 100 Woerter.
Wann nutzen: Bewerbungsabsagen, Angebotsabsagen, Terminabsagen
3. Follow-Up E-Mail nach Angebot
Schreib eine Follow-Up-E-Mail. Ich habe vor [ZEITRAUM] ein Angebot an [EMPFAENGER] geschickt und noch keine Antwort erhalten. Der Ton soll freundlich nachfragend sein, nicht draengend. Erwaehne kurz den Mehrwert meines Angebots: [KERNNUTZEN]. Maximal 120 Woerter.
Wann nutzen: Vertrieb, Freelancer-Akquise, Kooperationsanfragen
4. E-Mail an den Chef: Update geben
Schreib eine kurze Status-Update-E-Mail an meinen Vorgesetzten. Projekt: [PROJEKTNAME]. Was erledigt wurde: [FORTSCHRITT]. Was noch offen ist: [OFFENE PUNKTE]. Naechster Schritt: [NAECHSTER SCHRITT]. Ton: sachlich, strukturiert, selbstbewusst. Maximal 100 Woerter. Nutze Aufzaehlungszeichen.
Wann nutzen: Woechentliche Updates, Projektberichte, Meilenstein-Meldungen
5. Beschwerde-E-Mail (sachlich aber bestimmt)
Verfasse eine Beschwerde-E-Mail an [EMPFAENGER] wegen: [PROBLEM]. Ich moechte: [GEWUENSCHTE LOESUNG]. Der Ton soll sachlich und bestimmt sein, nicht aggressiv. Nenne konkrete Fakten (Datum, Bestellnummer, etc.). Schliesse mit einer klaren Frist ab. Maximal 150 Woerter.
Wann nutzen: Lieferprobleme, fehlerhafte Rechnungen, schlechter Service
6. Kaltakquise-E-Mail
Schreib eine Kaltakquise-E-Mail fuer mein Angebot: [ANGEBOT/DIENSTLEISTUNG]. Zielgruppe: [BRANCHE/UNTERNEHMEN]. Starte mit einem konkreten Problem, das mein Angebot loest. Kein Smalltalk, kein „Ich hoffe es geht Ihnen gut“. Call-to-Action: kurzes Telefonat vorschlagen. Maximal 100 Woerter.
Wann nutzen: Neukundengewinnung, Freelancer-Akquise, B2B-Vertrieb
7. Terminerinnerung (freundlich)
Schreib eine freundliche Terminerinnerung fuer: [TERMIN-DETAILS]. Erwaehne Datum, Uhrzeit und Ort/Link. Frage hoeflich, ob der Termin noch passt. Maximal 60 Woerter.
Wann nutzen: Meeting-Erinnerungen, Arzttermine, Vertragsgespraeche
8. Dankeschoen-E-Mail nach Meeting
Schreib eine kurze Dankes-E-Mail nach einem Gespraech/Meeting mit [PERSON]. Fasse die wichtigsten besprochenen Punkte zusammen: [PUNKTE]. Nenne die vereinbarten naechsten Schritte. Ton: professionell, verbindlich. Maximal 80 Woerter.
Wann nutzen: Nach Vorstellungsgespraechen, Kundengespraechen, Netzwerk-Events
Meeting- & Protokoll-Prompts (9–12)
9. Meeting-Agenda erstellen
Erstelle eine Meeting-Agenda fuer: [THEMA]. Teilnehmer: [NAMEN/ROLLEN]. Dauer: [MINUTEN]. Strukturiere in Begruessung, Hauptpunkte (mit Zeitangabe pro Punkt), offene Diskussion und naechste Schritte. Halte es knapp und umsetzbar.
10. Meeting-Notizen zusammenfassen
Fasse folgende Meeting-Notizen in ein strukturiertes Protokoll zusammen: [NOTIZEN EINFUEGEN]. Gliedere in: Besprochene Themen, Entscheidungen, offene Punkte, Verantwortlichkeiten mit Deadline. Maximal eine halbe Seite.
11. Praesentation vorbereiten (Stichpunkte)
Erstelle eine Gliederung fuer eine [DAUER]-Praesentation zum Thema: [THEMA]. Zielgruppe: [WER]. Ziel der Praesentation: [WAS SOLL DAS PUBLIKUM MITNEHMEN]. Strukturiere in Einleitung (Aufmerksamkeit gewinnen), 3-4 Hauptpunkte mit je einem konkreten Beispiel, und einen starken Abschluss mit Call-to-Action.
12. Schwieriges Gespraech vorbereiten
Hilf mir, ein schwieriges Gespraech vorzubereiten. Situation: [SITUATION]. Mein Ziel: [WAS ICH ERREICHEN WILL]. Moegliche Reaktionen des Gegenueber: [VERMUTUNGEN]. Gib mir: 1) Einen guten Einstiegssatz, 2) Die 3 wichtigsten Argumente, 3) Eine Antwort auf den wahrscheinlichsten Einwand, 4) Einen versoehnlichen Abschluss.
Text- & Bericht-Prompts (13–17)
13. Bericht/Report schreiben
Schreib einen [Wochen/Monats/Quartals]-Bericht fuer [ABTEILUNG/PROJEKT]. Daten: [ZAHLEN UND FAKTEN EINFUEGEN]. Struktur: Executive Summary (3 Saetze), Highlights, Herausforderungen, Kennzahlen (als Tabelle), Ausblick. Ton: sachlich, datengetrieben. Maximal eine Seite.
14. Text kuerzen (ohne Inhalt zu verlieren)
Kuerze folgenden Text auf [ZIEL-WOERTERANZAHL] Woerter. Behalte alle wichtigen Informationen und den Kerninhalt bei. Entferne Fuellwoerter, Wiederholungen und unnoetige Adjektive. Originaltext: [TEXT EINFUEGEN]
15. Text umschreiben (anderer Ton)
Schreibe folgenden Text um. Neuer Ton: [formell/locker/ueberzeugend/einfach erklaert]. Zielgruppe: [WER LIEST DAS]. Behalte den Kerninhalt bei, aendere nur Formulierung und Stil. Originaltext: [TEXT EINFUEGEN]
16. Stellenanzeige formulieren
Schreib eine Stellenanzeige fuer: [POSITION]. Unternehmen: [BRANCHE/GROESSE]. Aufgaben: [STICHPUNKTE]. Anforderungen: [MUSS/KANN]. Benefits: [WAS WIR BIETEN]. Ton: modern, ansprechend, nicht steif. Vermeide Buzzwords wie „dynamisches Umfeld“. Maximal 300 Woerter.
17. Zusammenfassung eines langen Dokuments
Fasse folgendes Dokument in maximal 200 Woertern zusammen. Nenne: 1) Das Hauptthema in einem Satz, 2) Die 3-5 wichtigsten Punkte als Aufzaehlung, 3) Eventuelle Handlungsempfehlungen. Dokument: [TEXT EINFUEGEN]
Organisation & Planung (18–20)
18. Tagesplanung erstellen
Erstelle mir einen strukturierten Tagesplan. Meine Aufgaben fuer heute: [AUFGABEN AUFLISTEN]. Verfuegbare Zeit: [VON-BIS]. Beruecksichtige: Wichtigste Aufgabe zuerst (Deep Work morgens), Pausen alle 90 Minuten, E-Mails nur 2x am Tag. Gib mir eine Tabelle mit Uhrzeit und Aufgabe.
19. Projekt-Meilensteine definieren
Erstelle einen Meilenstein-Plan fuer folgendes Projekt: [PROJEKTBESCHREIBUNG]. Laufzeit: [ZEITRAUM]. Team: [GROESSE/ROLLEN]. Definiere 5-7 Meilensteine mit: Name, Beschreibung, Deadline, Verantwortlich, Abhaengigkeiten. Praesentiere als Tabelle.
20. Entscheidungs-Matrix erstellen
Hilf mir bei einer Entscheidung. Meine Optionen: [OPTION A, B, C]. Wichtigste Kriterien: [KRITERIEN AUFLISTEN, z.B. Kosten, Zeitaufwand, Qualitaet, Risiko]. Erstelle eine Entscheidungsmatrix (Tabelle), bewerte jede Option pro Kriterium von 1-5 und gib eine begruendete Empfehlung.
Tipps: So holst du das Maximum aus den Prompts
- Platzhalter anpassen: Ersetze alle [PLATZHALTER] mit deinen echten Daten. Je konkreter, desto besser.
- Nachschärfen: Wenn das Ergebnis nicht passt, sag der KI was fehlt: „Mach es kuerzer“, „Formeller bitte“, „Mehr Beispiele“.
- Eigene Varianten speichern: Wenn ein Prompt perfekt funktioniert, speicher ihn mit deinen Anpassungen ab.
- Verschiedene KIs testen: ChatGPT, Claude und Gemini reagieren unterschiedlich. Teste welche KI fuer deine Aufgabe am besten passt.
- Nicht blind uebernehmen: KI-Texte sind ein Entwurf, kein Endprodukt. Lies sie immer gegen und passe sie an deinen Stil an.
Welches Tool fuer welchen Prompt?
| Aufgabe |
Bestes Tool |
Warum |
| Kurze E-Mails |
Copilot Free |
Kostenlos, direkt in Windows |
| Lange Texte & Berichte |
ChatGPT Plus |
Beste Textqualitaet |
| Marketing-Texte |
Jasper / neuroflash |
Spezialisiert auf Werbetexte |
| Notizen & Wissensmanagement |
Notion KI |
Organisation + KI kombiniert |
| Automatisierungen |
OpenClaw |
Workflows automatisieren |
Nicht sicher, welches Tool zu dir passt? Unser Guide: Beste KI-Tools fuer Selbststaendige 2026 hilft bei der Auswahl. Und wenn du wissen willst, ob sich ein Abo lohnt: Gratis vs. bezahlt — welche KI-Tools sind wirklich kostenlos?
Fazit: 20 Prompts, die dir taeglich Zeit sparen
Diese 20 Prompts decken 90% des Buerokrams ab, der dir taeglich Zeit klaut. E-Mails, Berichte, Meetings, Planung — alles dabei. Kopier sie in dein Lieblings-KI-Tool und pass sie an deinen Bedarf an.
Der wichtigste Tipp: Faengt einfach an. Nimm einen Prompt, teste ihn heute noch, und schau wie viel Zeit du sparst. Die meisten meiner Leser berichten, dass sie mit diesen Prompts 30-60 Minuten pro Tag einsparen.
Wenn du noch tiefer einsteigen willst, lies unseren kompletten Guide: KI im Bueroalltag. Und fuer Einsteiger: ChatGPT fuer Anfaenger — dein erster Tag erklaert alles Schritt fuer Schritt.
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