20 ChatGPT-Prompts fuer E-Mails und Buero: Kopieren und loslegen

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Zuletzt aktualisiert: 11. Mai 2026 · Erstellt: 3. Mai 2026 · 6 Min. Lesezeit
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  1. Warum Prompts den Unterschied machen
  2. E-Mail-Prompts (1–8)
  3. 1. Professionelle Antwort auf eine Kundenanfrage
  4. 2. Absage hoeflich formulieren
  5. 3. Follow-Up E-Mail nach Angebot
  6. 4. E-Mail an den Chef: Update geben
  7. 5. Beschwerde-E-Mail (sachlich aber bestimmt)
  8. 6. Kaltakquise-E-Mail
  9. 7. Terminerinnerung (freundlich)
  10. 8. Dankeschoen-E-Mail nach Meeting
  11. Meeting- & Protokoll-Prompts (9–12)
  12. 9. Meeting-Agenda erstellen
  13. 10. Meeting-Notizen zusammenfassen
  14. 11. Praesentation vorbereiten (Stichpunkte)
  15. 12. Schwieriges Gespraech vorbereiten
  16. Text- & Bericht-Prompts (13–17)
  17. 13. Bericht/Report schreiben
  18. 14. Text kuerzen (ohne Inhalt zu verlieren)
  19. 15. Text umschreiben (anderer Ton)
  20. 16. Stellenanzeige formulieren
  21. 17. Zusammenfassung eines langen Dokuments
  22. Organisation & Planung (18–20)
  23. 18. Tagesplanung erstellen
  24. 19. Projekt-Meilensteine definieren
  25. 20. Entscheidungs-Matrix erstellen
  26. Tipps: So holst du das Maximum aus den Prompts
  27. Welches Tool fuer welchen Prompt?
  28. Fazit: 20 Prompts, die dir taeglich Zeit sparen

Von Guido | ki-durchblick.com | Mai 2026 | Lesezeit: 12 Minuten

Kurzversion: 20 fertige Prompts, die du direkt in ChatGPT, Copilot oder Claude kopieren kannst. Fuer E-Mails, Meetings, Berichte und den ganzen Buerokram, der dir taeglich Zeit klaut. Einfach kopieren, anpassen, abschicken.

Warum Prompts den Unterschied machen

Die meisten Leute tippen in ChatGPT sowas wie „Schreib mir eine E-Mail“ — und wundern sich, dass das Ergebnis generisch klingt. Das Problem ist nicht die KI. Das Problem ist der Prompt.

Ein guter Prompt sagt der KI genau, was du brauchst: Ton, Laenge, Empfaenger, Kontext. Je praeziser du fragst, desto besser das Ergebnis. Ich habe 20 Prompts zusammengestellt, die ich selbst taeglich nutze. Kopier sie, pass sie an — fertig.

Alle Prompts funktionieren in ChatGPT, Microsoft Copilot und Claude. Fuer die besten Ergebnisse empfehle ich ChatGPT Plus oder Claude Pro — die kostenlosen Versionen funktionieren aber auch.

E-Mail-Prompts (1–8)

1. Professionelle Antwort auf eine Kundenanfrage

Du bist ein professioneller Bueroangestellter. Schreib eine freundliche, professionelle Antwort-E-Mail auf folgende Kundenanfrage: [ANFRAGE HIER EINFUEGEN]. Halte den Ton hoeflich aber nicht unterwuerfig. Maximal 150 Woerter. Schliesse mit einer konkreten naechsten Aktion ab.

Wann nutzen: Kundenservice, Lieferantenanfragen, Reklamationen

2. Absage hoeflich formulieren

Formuliere eine hoefliche Absage-E-Mail fuer folgende Situation: [SITUATION]. Die Absage soll klar aber wertschaetzend sein. Biete wenn moeglich eine Alternative an. Vermeide Floskeln wie „leider muessen wir Ihnen mitteilen“. Maximal 100 Woerter.

Wann nutzen: Bewerbungsabsagen, Angebotsabsagen, Terminabsagen

3. Follow-Up E-Mail nach Angebot

Schreib eine Follow-Up-E-Mail. Ich habe vor [ZEITRAUM] ein Angebot an [EMPFAENGER] geschickt und noch keine Antwort erhalten. Der Ton soll freundlich nachfragend sein, nicht draengend. Erwaehne kurz den Mehrwert meines Angebots: [KERNNUTZEN]. Maximal 120 Woerter.

Wann nutzen: Vertrieb, Freelancer-Akquise, Kooperationsanfragen

4. E-Mail an den Chef: Update geben

Schreib eine kurze Status-Update-E-Mail an meinen Vorgesetzten. Projekt: [PROJEKTNAME]. Was erledigt wurde: [FORTSCHRITT]. Was noch offen ist: [OFFENE PUNKTE]. Naechster Schritt: [NAECHSTER SCHRITT]. Ton: sachlich, strukturiert, selbstbewusst. Maximal 100 Woerter. Nutze Aufzaehlungszeichen.

Wann nutzen: Woechentliche Updates, Projektberichte, Meilenstein-Meldungen

5. Beschwerde-E-Mail (sachlich aber bestimmt)

Verfasse eine Beschwerde-E-Mail an [EMPFAENGER] wegen: [PROBLEM]. Ich moechte: [GEWUENSCHTE LOESUNG]. Der Ton soll sachlich und bestimmt sein, nicht aggressiv. Nenne konkrete Fakten (Datum, Bestellnummer, etc.). Schliesse mit einer klaren Frist ab. Maximal 150 Woerter.

Wann nutzen: Lieferprobleme, fehlerhafte Rechnungen, schlechter Service

6. Kaltakquise-E-Mail

Schreib eine Kaltakquise-E-Mail fuer mein Angebot: [ANGEBOT/DIENSTLEISTUNG]. Zielgruppe: [BRANCHE/UNTERNEHMEN]. Starte mit einem konkreten Problem, das mein Angebot loest. Kein Smalltalk, kein „Ich hoffe es geht Ihnen gut“. Call-to-Action: kurzes Telefonat vorschlagen. Maximal 100 Woerter.

Wann nutzen: Neukundengewinnung, Freelancer-Akquise, B2B-Vertrieb

7. Terminerinnerung (freundlich)

Schreib eine freundliche Terminerinnerung fuer: [TERMIN-DETAILS]. Erwaehne Datum, Uhrzeit und Ort/Link. Frage hoeflich, ob der Termin noch passt. Maximal 60 Woerter.

Wann nutzen: Meeting-Erinnerungen, Arzttermine, Vertragsgespraeche

8. Dankeschoen-E-Mail nach Meeting

Schreib eine kurze Dankes-E-Mail nach einem Gespraech/Meeting mit [PERSON]. Fasse die wichtigsten besprochenen Punkte zusammen: [PUNKTE]. Nenne die vereinbarten naechsten Schritte. Ton: professionell, verbindlich. Maximal 80 Woerter.

Wann nutzen: Nach Vorstellungsgespraechen, Kundengespraechen, Netzwerk-Events

Tipp: Noch mehr E-Mail-Produktivitaet?

10 ChatGPT-Prompts, die Selbststaendigen sofort Zeit sparen — mit Business-Prompts, die ueber E-Mails hinausgehen.

Meeting- & Protokoll-Prompts (9–12)

9. Meeting-Agenda erstellen

Erstelle eine Meeting-Agenda fuer: [THEMA]. Teilnehmer: [NAMEN/ROLLEN]. Dauer: [MINUTEN]. Strukturiere in Begruessung, Hauptpunkte (mit Zeitangabe pro Punkt), offene Diskussion und naechste Schritte. Halte es knapp und umsetzbar.

10. Meeting-Notizen zusammenfassen

Fasse folgende Meeting-Notizen in ein strukturiertes Protokoll zusammen: [NOTIZEN EINFUEGEN]. Gliedere in: Besprochene Themen, Entscheidungen, offene Punkte, Verantwortlichkeiten mit Deadline. Maximal eine halbe Seite.

11. Praesentation vorbereiten (Stichpunkte)

Erstelle eine Gliederung fuer eine [DAUER]-Praesentation zum Thema: [THEMA]. Zielgruppe: [WER]. Ziel der Praesentation: [WAS SOLL DAS PUBLIKUM MITNEHMEN]. Strukturiere in Einleitung (Aufmerksamkeit gewinnen), 3-4 Hauptpunkte mit je einem konkreten Beispiel, und einen starken Abschluss mit Call-to-Action.

12. Schwieriges Gespraech vorbereiten

Hilf mir, ein schwieriges Gespraech vorzubereiten. Situation: [SITUATION]. Mein Ziel: [WAS ICH ERREICHEN WILL]. Moegliche Reaktionen des Gegenueber: [VERMUTUNGEN]. Gib mir: 1) Einen guten Einstiegssatz, 2) Die 3 wichtigsten Argumente, 3) Eine Antwort auf den wahrscheinlichsten Einwand, 4) Einen versoehnlichen Abschluss.

Text- & Bericht-Prompts (13–17)

13. Bericht/Report schreiben

Schreib einen [Wochen/Monats/Quartals]-Bericht fuer [ABTEILUNG/PROJEKT]. Daten: [ZAHLEN UND FAKTEN EINFUEGEN]. Struktur: Executive Summary (3 Saetze), Highlights, Herausforderungen, Kennzahlen (als Tabelle), Ausblick. Ton: sachlich, datengetrieben. Maximal eine Seite.

14. Text kuerzen (ohne Inhalt zu verlieren)

Kuerze folgenden Text auf [ZIEL-WOERTERANZAHL] Woerter. Behalte alle wichtigen Informationen und den Kerninhalt bei. Entferne Fuellwoerter, Wiederholungen und unnoetige Adjektive. Originaltext: [TEXT EINFUEGEN]

15. Text umschreiben (anderer Ton)

Schreibe folgenden Text um. Neuer Ton: [formell/locker/ueberzeugend/einfach erklaert]. Zielgruppe: [WER LIEST DAS]. Behalte den Kerninhalt bei, aendere nur Formulierung und Stil. Originaltext: [TEXT EINFUEGEN]

16. Stellenanzeige formulieren

Schreib eine Stellenanzeige fuer: [POSITION]. Unternehmen: [BRANCHE/GROESSE]. Aufgaben: [STICHPUNKTE]. Anforderungen: [MUSS/KANN]. Benefits: [WAS WIR BIETEN]. Ton: modern, ansprechend, nicht steif. Vermeide Buzzwords wie „dynamisches Umfeld“. Maximal 300 Woerter.

17. Zusammenfassung eines langen Dokuments

Fasse folgendes Dokument in maximal 200 Woertern zusammen. Nenne: 1) Das Hauptthema in einem Satz, 2) Die 3-5 wichtigsten Punkte als Aufzaehlung, 3) Eventuelle Handlungsempfehlungen. Dokument: [TEXT EINFUEGEN]

Weiterlesen: Wenn du regelmaessig Texte mit KI schreibst, lohnt sich ein Blick auf spezialisierte Tools. Unser Vergleich: Jasper vs. neuroflash — welches Schreibtool lohnt sich?

Organisation & Planung (18–20)

18. Tagesplanung erstellen

Erstelle mir einen strukturierten Tagesplan. Meine Aufgaben fuer heute: [AUFGABEN AUFLISTEN]. Verfuegbare Zeit: [VON-BIS]. Beruecksichtige: Wichtigste Aufgabe zuerst (Deep Work morgens), Pausen alle 90 Minuten, E-Mails nur 2x am Tag. Gib mir eine Tabelle mit Uhrzeit und Aufgabe.

19. Projekt-Meilensteine definieren

Erstelle einen Meilenstein-Plan fuer folgendes Projekt: [PROJEKTBESCHREIBUNG]. Laufzeit: [ZEITRAUM]. Team: [GROESSE/ROLLEN]. Definiere 5-7 Meilensteine mit: Name, Beschreibung, Deadline, Verantwortlich, Abhaengigkeiten. Praesentiere als Tabelle.

20. Entscheidungs-Matrix erstellen

Hilf mir bei einer Entscheidung. Meine Optionen: [OPTION A, B, C]. Wichtigste Kriterien: [KRITERIEN AUFLISTEN, z.B. Kosten, Zeitaufwand, Qualitaet, Risiko]. Erstelle eine Entscheidungsmatrix (Tabelle), bewerte jede Option pro Kriterium von 1-5 und gib eine begruendete Empfehlung.

Tipps: So holst du das Maximum aus den Prompts

  1. Platzhalter anpassen: Ersetze alle [PLATZHALTER] mit deinen echten Daten. Je konkreter, desto besser.
  2. Nachschärfen: Wenn das Ergebnis nicht passt, sag der KI was fehlt: „Mach es kuerzer“, „Formeller bitte“, „Mehr Beispiele“.
  3. Eigene Varianten speichern: Wenn ein Prompt perfekt funktioniert, speicher ihn mit deinen Anpassungen ab.
  4. Verschiedene KIs testen: ChatGPT, Claude und Gemini reagieren unterschiedlich. Teste welche KI fuer deine Aufgabe am besten passt.
  5. Nicht blind uebernehmen: KI-Texte sind ein Entwurf, kein Endprodukt. Lies sie immer gegen und passe sie an deinen Stil an.

Welches Tool fuer welchen Prompt?

Aufgabe Bestes Tool Warum
Kurze E-Mails Copilot Free Kostenlos, direkt in Windows
Lange Texte & Berichte ChatGPT Plus Beste Textqualitaet
Marketing-Texte Jasper / neuroflash Spezialisiert auf Werbetexte
Notizen & Wissensmanagement Notion KI Organisation + KI kombiniert
Automatisierungen OpenClaw Workflows automatisieren

Nicht sicher, welches Tool zu dir passt? Unser Guide: Beste KI-Tools fuer Selbststaendige 2026 hilft bei der Auswahl. Und wenn du wissen willst, ob sich ein Abo lohnt: Gratis vs. bezahlt — welche KI-Tools sind wirklich kostenlos?

Fazit: 20 Prompts, die dir taeglich Zeit sparen

Diese 20 Prompts decken 90% des Buerokrams ab, der dir taeglich Zeit klaut. E-Mails, Berichte, Meetings, Planung — alles dabei. Kopier sie in dein Lieblings-KI-Tool und pass sie an deinen Bedarf an.

Der wichtigste Tipp: Faengt einfach an. Nimm einen Prompt, teste ihn heute noch, und schau wie viel Zeit du sparst. Die meisten meiner Leser berichten, dass sie mit diesen Prompts 30-60 Minuten pro Tag einsparen.

Wenn du noch tiefer einsteigen willst, lies unseren kompletten Guide: KI im Bueroalltag. Und fuer Einsteiger: ChatGPT fuer Anfaenger — dein erster Tag erklaert alles Schritt fuer Schritt.

Transparenz-Hinweis: Dieser Artikel enthaelt Affiliate-Links zu Produkten, die wir selbst getestet haben. Wenn du ueber diese Links kaufst, erhalten wir eine kleine Provision — fuer dich aendert sich am Preis nichts.

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