E-Rechnung Pflicht: Was Handwerker 2027 und 2028 tun müssen

Von Guido | ki-durchblick.com | Oktober 2026 | Lesezeit: 10 Minuten

Stand: 11. Oktober 2026. Die gesetzlichen Fristen gelten unverändert, auch wenn das Handwerk eine Verschiebung fordert.

Wer muss wann was?

Es zählt, wann du die Arbeit ausgeführt hast. Das Rechnungsdatum spielt für die Frist keine Rolle. Liegt dein Vorjahresumsatz unter der 800.000-Euro-Grenze und erledigst du einen Auftrag im Dezember 2027, darfst du dafür also noch eine PDF-Rechnung stellen, auch wenn sie erst im Januar 2028 rausgeht.

Was überhaupt eine E-Rechnung ist

Laut § 14 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. In der Praxis steckt dahinter eine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931. Ein Programm kann sie Feld für Feld auslesen: Betrag, Steuersatz, Leistungsdatum, Bankverbindung, alles hat seinen festen Platz.

Ein PDF, das du in Word, Excel oder per Chatbot erstellt hast, hat solche festen Datenfelder nicht. Es sieht aus wie eine Rechnung, ist aber laut Bundesfinanzministerium seit 2025 eine „sonstige Rechnung“. Gescannte Papierrechnungen und Fotos davon zählen genauso dazu.

XRechnung und ZUGFeRD

In Deutschland sind zwei Formate üblich:

• XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildteil. Zum Lesen brauchst du einen Viewer. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie meistens.
• ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Dein Kunde sieht ein normales PDF, seine Software liest die Daten aus dem Anhang.

Bei ZUGFeRD kommt es aufs Profil an. Laut BMF-FAQ taugen ZUGFeRD-Dateien ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, weil diese zu wenige Angaben enthalten. Stell in deiner Software am besten das Profil EN 16931 (auch „COMFORT“ genannt) ein, BASIC geht ebenfalls.

Maßgeblich ist bei ZUGFeRD der XML-Teil. Weicht das PDF davon ab, gelten die Daten in der XML. Steht dort ein falscher Betrag, hilft dir die schöne PDF-Ansicht wenig.

Wird die Pflicht 2027 verschoben?

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fordert seit dem Sommer 2026, die Stufe vom 1. Januar 2027 auf den 1. Januar 2028 zu schieben. Er verweist auf eine eigene Umfrage: Rund zwei Drittel der befragten Betriebe hatten Probleme beim Empfang, etwa wenn Rechnungen sich nicht validieren ließen oder XML und PDF nicht zusammenpassten. Nachzulesen ist das im Positionspapier des ZDH.

Beschlossen ist bisher nichts. Der Übergangsparagraf (§ 27 Abs. 38 UStG) steht unverändert im Gesetz, und ein Gesetzentwurf zur Verschiebung ist bislang nicht bekannt. Die Forderung betrifft ohnehin nur Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Für alle anderen bleibt 2028 der Stichtag, und damit solltest du planen. Bewegt sich politisch noch etwas, aktualisieren wir diesen Artikel.

Auf EU-Ebene ist der nächste Schritt schon beschlossen: Mit dem ViDA-Paket müssen ab Juli 2030 auch grenzüberschreitende Rechnungen zwischen Unternehmen innerhalb der EU als E-Rechnung laufen. Für deine Aufträge im Inland ändert das erst einmal nichts.

Wer ist ausgenommen?

Die Pflicht greift nur, wenn du überhaupt eine Rechnung schreiben musst und dein Kunde ebenfalls ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland ist. Keine E-Rechnung brauchst du bei:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C). Das gilt auch für Arbeiten am Haus oder an der Wohnung eines Privatkunden, also Badsanierung, Heizungstausch oder Dachreparatur. Eine Rechnung musst du dort trotzdem ausstellen, und zwar innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss der Arbeiten. Papier oder PDF genügen.
• Rechnungen bis 250 Euro brutto. Das gilt nicht für Bauleistungen, bei denen der Kunde die Umsatzsteuer schuldet (§ 13b UStG). Dort greift die Kleinbetragsregel nicht.
• Kleinunternehmern. Aktuell gilt: Vorjahresumsatz bis 25.000 Euro und im laufenden Jahr nicht über 100.000 Euro (§ 19 UStG). Empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem können. Wechselst du in die Regelbesteuerung, gilt die Pflicht ab dann auch für dich.
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten, und Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind (zum Beispiel viele Vereine).

Die Quelle für all das ist die FAQ des Bundesfinanzministeriums, zuletzt aktualisiert im März 2026. Ein Blick hinein lohnt sich, sie ist erstaunlich gut lesbar.

E-Rechnung im Handwerk: Was bedeutet das im Alltag?

Viele Handwerksbetriebe arbeiten vor allem für Privatkunden. Für diese Rechnungen ändert sich nichts. Betroffen sind die Aufträge von Gewerbekunden: die Bäckerei, deren Lüftung du wartest, der Bauträger, der Generalunternehmer, der Elektrobetrieb, für den du als Subunternehmer arbeitest. Und die Hausverwaltung.

Gewerbekunden und Hausverwaltungen

Schau dir deine Rechnungen des letzten Jahres an und sortiere nach Privat und Gewerbe. Das Verhältnis ist von Betrieb zu Betrieb sehr verschieden, aber genau der Gewerbeteil braucht ab 2028 (oder 2027) eine E-Rechnung. Bei Hausverwaltungen und Eigentümergemeinschaften ist nicht immer eindeutig, ob der Auftraggeber als Unternehmer gilt. Klär direkt mit dem Verwalter, welches Format er braucht, im Zweifel zusammen mit deinem Steuerberater. Viele Verwalter sind ohnehin vorbereitet, denn als Unternehmen müssen sie E-Rechnungen seit 2025 empfangen können.

Abschlagsrechnungen und Bauleistungen

Abschlags-, Voraus- und Anzahlungsrechnungen, die du vor dem jeweiligen Stichtag stellst, müssen keine E-Rechnung sein, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach folgen. Die Schlussrechnung nach dem Stichtag dagegen schon. Darin darf die Absetzung der bereits erhaltenen Abschläge in einem PDF-Anhang stehen, sofern die XML-Datei ausdrücklich auf diesen Anhang verweist.

Für Bauleistungen gibt das BMF derzeit eine Erleichterung: Im strukturierten Teil genügen die einzelnen Gewerke mit ihren Summen. Das detaillierte Leistungsverzeichnis hängst du als lesbare Anlage an und weist in der XML eindeutig darauf hin. Das hilft, weil sich ein gegliedertes Leistungsverzeichnis mit Titeln und Unterpositionen nur mühsam in die Rechnungszeilen der XML übertragen lässt. Achtung: Die übrigen Pflichtangaben wie Beträge, Steuersatz und Leistungszeitraum müssen trotzdem in der XML stehen, ein bloßer Verweis auf die Anlage reicht dafür nicht.

Öffentliche Auftraggeber

Hier ist die E-Rechnung längst Alltag. Gegenüber dem Bund gilt sie seit November 2020. Für Länder und Kommunen gelten eigene Regeln, die stehen meist schon in der Auftragsvergabe. In der Regel brauchst du die Leitweg-ID des Auftraggebers und schickst eine XRechnung. Im Geschäft zwischen Unternehmen ist die Leitweg-ID dagegen nicht nötig. Details zu Bundesbehörden findest du auf e-rechnung-bund.de.

Wenn du im SHK-Bereich arbeitest und nach Entlastung im Büro suchst, schau in unseren Beitrag über KI-Tools für Sanitär, Heizung und Klima.

E-Rechnungen empfangen: Das musst du schon jetzt können

Den Empfang hast du vermutlich schon, ohne es zu merken: Laut BMF genügt ein E-Mail-Postfach. Der Haken liegt woanders. Eine XRechnung öffnest du nicht per Doppelklick, im Editor sieht sie aus wie ein Haufen Kauderwelsch. Und bei ZUGFeRD solltest du dir auch die XML-Daten anzeigen lassen, denn die sind maßgeblich.

Leicht zu übersehen: Auch beim Einkauf im Baumarkt oder Großhandel über 250 Euro brauchst du nach den Übergangsfristen eine E-Rechnung, wenn du die Vorsteuer ziehen willst. Das gilt laut BMF auch bei Barzahlung an der Kasse. Hinterleg deshalb bei deinen Händlern rechtzeitig die E-Mail-Adresse, an die E-Rechnungen gehen sollen.

Gratis hilft dir der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal. Du lädst die Datei hoch, und er zeigt XRechnung und ZUGFeRD als lesbare Rechnung an. Mehr kann er nicht: Er prüft nichts und erstellt nichts.

Alle Rechnungen, die du erhältst oder schreibst, musst du acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG). Bei E-Rechnungen muss laut BMF zumindest die XML-Datei unverändert im Original erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein PDF ohne die eingebettete XML genügt deshalb nicht.

E-Rechnungen erstellen: Drei Wege

1. Deine vorhandene Software aufrüsten. Nutzt du schon ein Rechnungsprogramm, frag beim Anbieter nach, ob und ab welchem Tarif es XRechnung und ZUGFeRD kann. Oft reicht ein Update oder ein Haken in den Einstellungen.

2. Ein Rechnungsprogramm neu einführen. Das lohnt sich, wenn du bisher in Word oder Excel schreibst. Kundenstamm, Mahnwesen und Archiv bekommst du dann gleich mit.

3. Einzelne Rechnungen über ein Online-Tool. Es gibt kostenlose Generatoren, in die du die Daten per Hand eintippst. Für ein paar Rechnungen im Jahr passt das. Bei zwanzig im Monat wirst du es schnell leid, und vorher solltest du lesen, wie der Anbieter mit den eingegebenen Kundendaten umgeht.

Egal welcher Weg: Schick dir zuerst eine Testrechnung selbst. Lass die Datei durch einen Validator laufen und schau, ob der Viewer sie sauber anzeigt. Das BMF empfiehlt diese Prüfung, auch wenn sie keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug deines Kunden ist. Den Validator der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) gibt es kostenlos als Open Source, er richtet sich aber eher an Softwarehersteller. Einfacher ist meist die Prüffunktion in deinem Rechnungsprogramm, falls es eine hat.

Tools und Kosten im Überblick

Die Preise stammen von den Anbieterseiten, Stand: Oktober 2026. Sie ändern sich laufend, und es gibt Aktionsrabatte. Prüf vor dem Abschluss die aktuellen Zahlen.

Zu Lexware Office und HERO haben wir ausführliche Tests: Lexware Office im KI-Buchhaltungstest und HERO Software im Handwerker-Test. Weitere Handwerkersoftware wie Plancraft oder ToolTime bietet ebenfalls E-Rechnungen an. Deren Preise konnte ich für diesen Artikel nicht sauber belegen, deshalb fehlen sie in der Tabelle.

Sprich außerdem mit deinem Steuerberater. Arbeitet er mit DATEV, läuft der Belegaustausch vielleicht schon über dessen Plattform, und du sparst dir ein zweites Programm.

Wo KI hilft und wo nicht

Auf einen Chatbot ist beim Erstellen der E-Rechnung kein Verlass. Bittest du ChatGPT oder Claude um eine Rechnung, bekommst du Text oder ein PDF. Das ist eine sonstige Rechnung und reicht im B2B-Geschäft nach der Übergangsfrist nicht mehr. Du kannst die KI zwar auffordern, XML zu schreiben. Das sieht dann vielleicht richtig aus, enthält aber schnell ein falsches Feld oder eine falsche Summe. Ob die Datei gültig ist, sagt dir nur ein Validator. Der Chatbot kann das nicht zuverlässig beurteilen.

Wo KI wirklich Zeit spart

• Belege einlesen. Viele Buchhaltungsprogramme erkennen mit Texterkennung (OCR) und KI, was auf einer Rechnung steht, und füllen Lieferant, Betrag und Datum aus. Bei echten E-Rechnungen braucht es das nicht, die Daten liegen schon in der XML. Für Papier- und PDF-Rechnungen von Lieferanten bleibt die Texterkennung nützlich. Kontrollieren musst du das Ergebnis trotzdem.
• Erklären lassen. Eine XRechnung ist schwer lesbar. Ein Chatbot kann dir sagen, was in welchem Feld steht und warum ein Kunde eine Rechnung zurückschickt. Schwärze vorher Namen, Adressen und Bankdaten oder nimm erfundene Beispieldaten.
• Checklisten und Texte. Anschreiben an Kunden („Ab Januar bekommen Sie meine Rechnungen als E-Rechnung per Mail“), eine Liste deiner Gewerbekunden mit offener Formatfrage, Angebotstexte und Zahlungserinnerungen. Wie das geht, haben wir im Beitrag KI für Rechnungen und Angebote beschrieben.
• Entwürfe für den Rechnungsinhalt. Aus Notizen vom Aufmaß lässt sich die Leistungsbeschreibung vorformulieren. Die fertige E-Rechnung erzeugt dann deine Software.

Wo du die Finger davon lässt

Echte Kundenrechnungen gehören nicht in einen kostenlosen Chatbot. Auf einer Rechnung stehen Name, Anschrift, oft Bankverbindung und Hinweise auf das Objekt, also personenbezogene Daten. Lässt du solche Daten von einem Cloud-Dienst für dich verarbeiten, brauchst du in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Seriöse Anbieter von Buchhaltungssoftware stellen dir den in aller Regel bereit. Für kostenlose Chatbot-Zugänge mit privatem Konto gibt es so einen Vertrag meistens nicht. Wie du das im Alltag einordnest, zeigt der Datenschutz-Guide mit dem Ampel-System aus der Box oben.

Weitere Werkzeuge für den Büroalltag stellen wir dir in den 5 besten KI-Tools für Selbstständige vor.

Was du jetzt tun solltest

1. Umsatz prüfen. Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, gilt für dich schon 2027 die Pflicht. Sonst ist 2028 dein Stichtag. Bist du knapp dran, lass dir die Zahl vom Steuerberater bestätigen.
2. Gewerbekunden zählen. Sortiere die Rechnungen der letzten zwölf Monate nach Privat und Gewerbe. So siehst du, wie viele Rechnungen überhaupt betroffen sind.
3. Empfang testen. Bitte einen Lieferanten um eine E-Rechnung. Schau, ob sie in deinem Postfach ankommt, öffne sie im ELSTER-Viewer und leg fest, wo du sie ablegst.
4. Software klären. Beim Anbieter nachfragen oder ein neues Programm testen: Kann es XRechnung und ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder BASIC? Stell eine Testrechnung an dich selbst aus und prüfe sie.
5. Kundendaten ergänzen. Bei Gewerbekunden brauchst du die richtige Rechnungs-E-Mail, bei Behörden die Leitweg-ID. Und bei Bauleistungen an andere Baubetriebe (§ 13b UStG) gehört der Hinweis auf die Steuerschuld des Kunden in die Rechnung.
6. Archiv anpassen. Erhaltene und gesendete E-Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf, und zwar mitsamt der XML-Datei.
7. Steuerberater einbinden. Kläre, welches Format und welchen Übertragungsweg er für deine Belege will.
8. Händler informieren. Gib Baumarkt und Großhandel die Adresse für E-Rechnungen, damit deine Einkäufe über 250 Euro sauber ankommen.

Häufige Fragen

Muss ich als Handwerker E-Rechnungen schreiben?

Ja, wenn du an andere Unternehmen im Inland abrechnest, spätestens für Leistungen ab dem 1. Januar 2028. Bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro schon ab dem 1. Januar 2027. Für Rechnungen an Privatkunden gilt das nicht.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail noch erlaubt?

Für Leistungen bis Ende 2026 ja, wenn dein Kunde der elektronischen Form zustimmt. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt das bis Ende 2027. Danach ist im B2B-Geschäft eine E-Rechnung nötig. Ohne sie kann dein Kunde die Vorsteuer in der Regel erst ziehen, wenn du die Rechnung korrigiert hast.

Was ist besser, XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide sind gültig. Für Firmenkunden ist ZUGFeRD oft bequemer, weil es wie ein normales PDF aussieht. Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig XRechnung. Gute Software kann beides.

Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen?

Nein, du bist davon befreit. Empfangen musst du E-Rechnungen aber können. Das gilt auch, wenn du selbst nur Privatkunden hast und deine Lieferanten dir E-Rechnungen schicken.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre. Früher waren es zehn, das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist verkürzt. Bei E-Rechnungen musst du die XML-Datei unverändert behalten.

Wird die E-Rechnungspflicht 2027 verschoben?

Das Handwerk fordert es, beschlossen ist es nicht (Stand 11. Oktober 2026). Die Frist betrifft ohnehin nur Betriebe über 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Für alle anderen gilt 2028.

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